Project Management Consulting Services

Πολλές εταιρίες καθημερινά επιβαρύνονται με σημαντικό κόστος (πόροι, χρόνος) και διακινδυνεύουν την αξιοπιστία τους λόγω έλλειψης διαδικασιών διαχείρισης έργων.Τα οφέλη από τη ενσωμάτωση διαδικασιών διαχείρισης έργων από μία εταιρία είναι πολλαπλά και αντιληπτά από την πρώτη στιγμή. Έτσι η εταιρία θα είναι σε θέση να:

1. Οργανώνει τον τρόπο έναρξης, σχεδίασης, υλοποίησης, παρακολούθησης, ελέγχου και ολοκλήρωσης των έργων που αναλαμβάνονται.
2. Καθιερώνει ένα κοινό κώδικα και γλώσσα επικοινωνίας με ορολογία διεθνώς αναγνωρισμένη και αποδεκτή σχετικά με τη διαχείριση των έργων. Πολλές συγκρούσεις και προβλήματα καθημερινά οφείλονται στην έλλειψη κοινής γλώσσας επικοινωνίας στο χώρο εργασίας.
3. Ιδρύει γραφείο διαχείρισης έργων το οποίο συντονίζει και ελέγχει κεντρικά όλα τα έργα που αναλαμβάνονται, παρουσιάζοντας μεθοδικά και αξιόπιστα στη διοίκηση οποιαδήποτε στιγμή την εξέλιξη και την εικόνα τους.
4. Αντιμετωπίζει τα έργα σαν συστήματα και όχι αποσπασματικά κάνοντας χρήση κατάλληλων εργαλείων διαχείρισης έργων. Έτσι:

α. Αναλύει πλήρως το φυσικό αντικείμενο κάθε έργου ελαχιστοποιώντας στο ελάχιστο τις πιθανότητες διολίσθησης του.

β. Σχεδιάζει, διαχειρίζεται και παρακολουθεί μεθοδικά και με ακρίβεια το χρόνο και τα ορόσημα (milestones).

γ. Συντάσσει λεπτομερή και ακριβή προϋπολογισμό έργου και παρακολουθεί την εξέλιξη του.

δ. Οργανώνει και σχεδιάζει την ποιότητα του έργου με μεθοδική παρακολούθηση κριτηρίων και στόχων.

ε. Διευθύνει και διοικεί τις ομάδες έργου, αναθέτει κατάλληλα έργο στα μέλη των ομάδων και κάνει εξομάλυνση των πόρων όπου χρειάζεται προς κέρδος χρόνου και κόστους.

στ. Επικοινωνεί με όλους τους εμπλεκόμενους του έργου (πελάτες, κράτος, μέτοχοι, πολίτες, διοίκηση, προμηθευτές κ.ά.) προκειμένου να ενημερώνονται όλοι για θέματα που τους αφορούν (και μόνο) στον κατάλληλο χρόνο.

ζ. Αναλύει και σχεδιάζει τρόπους αντιμετώπισης των κινδύνων αλλά και των ευκαιριών που πιθανόν να προκύψουν κατά την υλοποίηση των έργων.

η. Σχεδιάζει, αναθέτει, παρακολουθεί και παραλαμβάνει τμήματα των έργων ή ολόκληρα έργα που η εταιρία αναθέτει σε τρίτους.

θ. Διαθέτει λογισμικό διαχείρισης έργων σε ότι αφορά το χρόνο, το κόστος και το φυσικό αντικείμενο το οποίο χειρίζονται μέλη της ομάδας έργων.

ι. Διαθέτει διαδικασίες καταγραφής και παρακολούθησης της εμπειρίας που αποκτάται από έργα που ολοκληρώνονται ώστε να αποφεύγονται λάθη του παρελθόντος αλλά και να υιοθετούνται καλές πρακτικές.

ια. Οργανώνει και υλοποιεί τις απαραίτητες συναντήσεις (kickoff, status) με την σωστή και προβλεπόμενη ατζέντα αποφεύγοντας χάσιμο πολύτιμου χρόνου.

Ανάλυση 

• Ανάλυση της κατάστασης της εταιρίας σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης έργων προκειμένου να αναγνωρισθούν οι ανάγκες παρεμβάσεων.
• Ενημέρωση διοίκησης σχετικά με οφέλη, διαδικασία, στρατηγική. Στη συνάντηση αυτή γίνεται εμπεριστατωμένη ενημέρωση και επιδιώκεται η δέσμευση της διοίκησης. Θεωρείται απαραίτητη συνάντηση ώστε να παρουσιαστεί ο τρόπος υλοποίησης όλου του εγχειρήματος και να επιλυθούν τυχόν απορίες και ασάφειες.

Εκπαίδευση

• Εκπαίδευση βασική στις διαδικασίες διαχείρισης έργων όλου του εμπλεκόμενου με τα  έργα προσωπικού. Συμμετέχουν όσοι συμμετέχουν στην υλοποίηση των έργων (διαχειριστές, μέλη ομάδων έργων, sponsors). Κάθε ομάδα εκπαιδεύεται πρακτικά στις διαδικασίες και την ορολογία που θα ακολουθείται στο εξής.
• Εκπαίδευση στο MS Project και προετοιμασία πιστοποίησης στους χειριστές του λογισμικού. Γίνεται εκπαίδευση τόσο στη σχεδίαση αλλά κυρίως στην παρακολούθηση του έργου και εξαγωγή αναφορών κατά τη διάρκεια υλοποίησης.
• Εκπαίδευση ΡΜ Διαχειριστών έργων και πιστοποίηση. Η εκπαίδευση αυτή θεωρείται βαρύνουσας σημασίας καθόσον τα στελέχη που αναλαμβάνουν τη διαχείριση έργων εκπαιδεύονται σε προχωρημένες δεξιότητες και επιλύουν πραγματικά προβλήματα διαχείρισης έργων.

Project Management Office

• Project Management Office – PMO (γραφείο διαχείρισης έργων) – οργάνωση. Θεωρείται το κλειδί της επιτυχίας για την αποτελεσματική διαχείριση έργων. Η μορφή και ο λεπτομερής τρόπος λειτουργίας εξαρτάται από το μέγεθος και τη μορφή της εταιρίας. Η ίδρυση του γραφείου περιλαμβάνει:
  1. 1. Καταγραφή διαδικασιών διαχείρισης έργων
     2. Συστηματοποίηση της διαχείριση εγγράφων διαχείρισης έργων
     3. Σύνταξη Πρότυπων εγγράφων που θα χρησιμοποιούνται σε όλα τα έργα
     4. Παραμετροποίηση λογισμικού διαχείρισης έργου
     5. Εκπαίδευση προσωπικού επί των καθηκόντων τους
• Συνολική αξιολόγηση της εταιρίας στη διαχείριση έργων και την εφαρμογή των διαδικασιών που σχεδιάστηκαν.