Διαφορές Project Requirement με Product Scope και με Project Scope

 

Ποια είναι η Διαφορά μεταξύ του Requirement και του Scope (Product and Project scope);  

Σε μια πιο ελεύθερη μετάφραση και οι δύο όροι σχετίζονται με την περιγραφή του τί θα φτιάξουμε – κατασκευάσουμε κατά την διάρκεια του έργου και πως θα μοιάζει γενικά αυτό που θα πάρει ο πελάτης στα χέρια του στο τέλος,  είτε αυτό είναι μια υπηρεσία είτε ένα προϊόν. Ωστόσο οι δύο όροι δεν είναι επικαλυπτόμενοι και θα πρέπει να χρησιμοποιούνται στο έργο μας με την σωστή σημασία. 

Η βασική ιδέα είναι ότι πρώτα θα συλλέξω τα Requirements  (Collect Requirements) του έργου δηλαδή τις διάφορες απαιτήσεις που πρέπει να καλύψω με το έργο μου. Στην συνέχεια, αυτά θα μου υποδείξουν το πως θα διαμορφώσω το Φυσικό Αντικείμενο (Define Scope) του έργου, το οποίο θα ικανοποιήσει τις διάφορες αυτές απαιτήσεις.

 

Project Requirement. (Απαιτήσεις Έργου)

Έχεις ολοκληρώσει την αναγνώριση των Stakeholders καθώς και μια πρώτη ανάλυση τους για να καταλάβεις την δύναμη και το ενδιαφέρον τους στο έργο (Stakeholders Analysis). Επόμενο βήμα η εκμαίευση των Requirement.

Τα Requirements είναι οι ανάγκες – απαιτήσεις τις οποίες θα πρέπει να καλύψουμε με την ολοκλήρωση του έργου.

Παράδειγμα:  Για ένα έργο που είναι η κατασκευή μιας οικίας, διατυπώσεις requirements μπορεί να είναι οι παρακάτω. (Από την πλευρά του πελάτη)

• Στην οικία θέλω να υπάρχει σύστημα θέρμανσης.
• Στην οικία θέλω να υπάρχει χώρος για να παρκάρω τα δύο αμάξια της οικογένειας.

Οι δεξαμενές που μπορούμε να αντλήσουμε τα Requirements του έργου είναι:

• Τα έγγραφα του έργου. (Documentation Analysis). Σημαντική είναι η ανάλυση – εξέταση των διαφόρων συμβάσεων (εάν είμαστε ανάδοχοι έργου), ή των συμβολαίων του έργου. Requirements βρίσκονται και στο Business Case καθώς και στο Project Charter.
• Οι Stakeholders του έργου. Αυτοί μπορεί να είναι ο πελάτης, ο Sponsor, η ομάδα του έργου, η διοίκηση κλπ. Η εκμαίευση των requirements από αυτούς μπορεί να γίνει μέσω συνεντεύξεων (Open ending questions), brainstorming, ερωτηματολογίων κλπ.
• Η παρατήρηση Observation. Για παράδειγμα η επιτόπου παρατήρηση της γραμμής παραγωγής ενός εργοστασίου θα μας αναδείξει τις διάφορες ανάγκες για βελτίωση της.

Τα Requirements τα καταγράφουμε σε ένα Requirement Traceability Matrix. Αποτελεί ένα Template και μπορεί να διαφέρει από έργο σε έργο. Όπως και να έχει ορισμένες βασικές στήλες που θα έχει είναι: σύντομη περιγραφή του Requirement,  από πού το αντλήσαμε, με ποιο deliverable σκοπεύουμε να το ικανοποιήσουμε κ.α.

 

Scope (Φυσικό Αντικείμενο) (Project Scope VS Product Scope)

Το Scope (Φυσικό Αντικείμενο) είναι οτιδήποτε θα κάνουμε – κατασκευάσουμε για να ικανοποιήσουμε τα Requirements και προκύπτει από την ανάλυση αυτών.

Παράδειγμα: Στο προηγούμενο έργο.

• Για το Requirement “σύστημα θέρμανσης” το Scope μπορεί να είναι:
  • Καλοριφέρ
  • Ενδοδαπέδια Θέρμανση
  • Κλιματιστικό
• Για το Requirement “να υπάρχει χώρος για να παρκάρω τα δύο αμάξια της οικογένειας ” το Scope μπορεί να είναι:
  • Πιλοτή
  • Γκαράζ
  • Υπόστεγο Parking

Για την ακρίβεια τα παραπάνω αποτελούν Product Scope γιατί στο τέλος του έργου αυτά θα παραδοθούν στον πελάτη. Το Product Scope περιγράφει τις λειτουργίες και τα τεχνικά χαρακτηριστικά, του τελικού προϊόντος καθώς και τις εργασίες, διαδικασίες, δράσεις που απαιτούνται για να υλοποιήσουμε τα Deliverables. Με απλά λόγια είναι μια περιγραφή του πως θα μοιάζει και ποιες θα είναι οι λειτουργίες του τελικού Output του έργου.

Αντίθετα οτιδήποτε άλλο κάνουμε στο έργο που θα μας βοηθήσει στην υλοποίηση του Product Scope αλλά στο τέλος ΔΕΝ θα παραδοθεί στον πελάτη είναι το Project Scope.

Παραδείγματα για Project Scope.

1. Για να μην βραχούν τα υλικά που θα χρησιμοποιήσω στο έργο μου θα κατασκευάσω ένα υπόστεγο

Στο παραπάνω παράδειγμα το Requirement ( συγκεκριμένα Risk Requirement) είναι “να μην βραχούν τα υλικά” . To Scope που θα ικανοποιήσει το Requirement είναι το “Υπόστεγο”.  Και γιατί στο τέλος δεν θα παραδοθεί στον πελάτη, είναι Project Scope.

2. Για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία με τους Stakeholders του έργου θα συντάξω με την ομάδα μου ένα Communication Management Plan.

Στο παραπάνω παράδειγμα, το Requirement είναι η “αποτελεσματικότερη επικοινωνία”. Το Scope που θα ικανοποιήσει το Requirement είναι το “Communication  Management Plan”. Και γιατί αυτό θα το συντάξουμε για να μας βοηθήσει κατά την διάρκεια εκτέλεσης του έργου και στο τέλος δεν θα παραδοθεί στον πελάτη, είναι Project Scope.

Συνοψίζοντας.

Όταν συζητάς με τους Stakeholder, με σκοπό να εκμαιεύεις τα Requirements σίγουρα δεν περιμένεις να ακούσεις μια αναλυτική περιγραφή του τι πρέπει να του παραδόσεις, και αυτό είναι και το επιδιωκόμενο. Από τον Stakeholder περιμένεις να ακούσεις την ανάγκη που θα πρέπει να του καλύψεις, με αυτό που θα του παραδόσεις στο τέλος του έργου. Επομένως το Requirement εξαρτάται αποκλειστικά από τον Stakeholder.

Ωστόσο η περιγραφή του φυσικού αντικειμένου (Product και Project Scope)  εξαρτάται από τον Project Manager και την ομάδα του. Το Requirement είναι ένα, οι λύσεις (Product Scope) όμως μπορεί να είναι πολλές, και να διαφέρουν ανάλογα με τα Enterprise Environmental Factors, τα Organizational Process Assets, την εξειδίκευση της εταιρίας και του προσωπικού, τις γνώσεις τους πάνω στο Requirement κ.α.

• Στο προηγούμενο παράδειγμα με το “σύστημα θέρμανσης στην οικία”, κάποιος project manager θα ικανοποιούσε αυτό το Requirement με την τοποθέτηση καλοριφέρ, ενώ ένας άλλος με ενδοδαπέδια θέρμανση.
• Αντίστοιχα στο παράδειγμα “Για να μην βραχούν τα υλικά που θα χρησιμοποιήσω στο έργο μου θα κατασκευάσω ένα υπόστεγο”, ένας Project Manager θα μπορούσε όντως να κατασκευάσει ένα υπόστεγο, ενώ ένας άλλος θα μπορούσε να αγοράσει ένα νάιλον για να τα σκεπάσει. ( Το Requirement είναι να μην βραχούν τα υλικά και το Project Scope είναι το υπόστεγο ή η αγορά νάιλον ) ( Στο συγκεκριμένο μάλιστα παράδειγμα φαίνεται ότι το project scope που θα επιλέξω εξαρτάται και από το Risk Response Strategy που θα εφαρμόσω, κάτι που είναι άρρηκτα συνδεδεμένο και με την ανοχή του ρίσκου στην εταιρία (EEF))

Εν ολίγης κύριο μέλημα μας για την περιγραφή του Φυσικού Αντικειμένου (Product και Project Scope), είναι η αποτελεσματική συλλογή των Requirements. Τα Requirements είναι αυτά που θα μας καθοδηγήσουν στην περιγραφή ενός ολοκληρωμένου Φυσικού Αντικειμένου.

Βέβαια όλα τα παραπάνω μεταθέτουν την βαρύτητα στην εύρεση όλων των πηγών  που θα μας υποδείξουν τα Requirement. Έτσι για παράδειγμα εάν δεν εντοπίσω έναν Stakeholder ή δεν λάβω υπόψιν ένα σημαντικό έγγραφο, δεν θα εκμαιεύσω ένα ή και παραπάνω Requirements γεγονός που θα οδηγήσει στην ελλείπει περιγραφή του Φυσικού Αντικειμένου.